sagraramirez.es

  • Aumentar fuente
  • Fuente predeterminada
  • Disminuir fuente
Advertencia
  • EU e-Privacy Directive

    This website uses cookies to manage authentication, navigation, and other functions. By using our website, you agree that we can place these types of cookies on your device.

    View e-Privacy Directive Documents

Home Procesadores de texto Combinar correspondencia entre writer y calc

Combinar correspondencia entre writer y calc

E-mail Imprimir PDF

En este pequeño manual vamos a explicar cómo combinar la información de un documento de calc en otro de writer usando la herramienta de combinar correspondencia. Los pasos son los siguientes:

NOTA IMPORTANTE INICIAL: al usar un documento de calc para combinar correspondencia, lo primero que hace openoffice es crear una copia como base de datos (odb) en nuestra carpeta de usuario y coger de ese documento la información. Así pues, aunque luego modifiquemos el documento de calc, no variarán los documentos combinados creados. Para poder variar los datos habría que usar originalmente un documento de base de datos de openoffice (odb) en vez de un documento de calc (ods) como fuente de los datos.

1. Creamos el documento de calc con la base de datos. Cada columna será un campo (nombre, apellido...) y cada fila un registro. En la primera fila hay que poner el título del campo, ya que posteriormente writer la cogerá como nombre del campo. Por ejemplo:

Ejemplo base de datos en calc

 

2. Registramos la base de datos en Writer. Es decir, debemos decirle a wirter de qué fichero vamos a sacar la información. Será el documento que hemos creado en el punto anterior. Hay dos formas de hacerlo:

2.a) Ir el menú Insertar>Campos>Otros...

En la ventana que se abre, vamos a la pestaña "Base de Datos". Nos saldrán los documentos que hayamos introducido en otras ocasiones o los que salen por defecto. Pulsamos Examinar para buscar el fichero que queremos añadir.

Añadir una base de datos

2.b) La otra opción es pulsar F4 estando en writer para que se abra la barra de combinar correspondencia. En la parte izquierda aparecen todas las bases de datos añadidas anteriormente. Pulsamos el botón derecho y elegimos la opción "Bases de datos registradas..."

Registrar base de datos

En la ventana que se abre, pulsamos el botón "Nuevo". Como con el otro método, tendremos que buscar el fichero a añadir.

Bases de datos registradas

3. Empezamos a escribir el documento. Cuando queramos añadir el valor de alguna de las columnas de la base de datos de calc, debemos añadir el campo. Como antes, tenemos 2 formas de hacerlo.

3.a) Desde la ventana que aparece en el menú Insertar>Campos>Otros... Si abrimos el árbol que aparece bajo la base de datos nos salen los posibles campos a insertar. Haciendo doble clic en uno de ellos se insertará en la posición en la que tengamos el cursor. Podemos seguir escribiendo en el documento sin cerrar esta ventana, y volver a elegir cada uno de los campos en el momento en el que queramos insertarlo.

Insertar campo método 1

3.b) Si hemos abierto la barra de Combinar correspondencia pulsando F4 tenemos que seleccionar la base de datos en la parte izquierda. Después arrastramos el nombre del campo a la posición del fichero donde queremos insertarlo.

Insertar campo método 2

4. Una vez creado el documento, podemos guardarlo. Ahora, para crear los documentos combinados en los que se sustituya el nombre del campo por los valores del mismo. Para eso pulsamos el botón "Combinar correspondencia" de la barra o la opción del menú Herramientas>Asistente para combinar correspondencia. Como ya tenemos el documento creado, podemos pasar directamente al punto 8 de la ventana del asistente.

IMPORTANTE: Hay un error en algunas versiones de openoffice por las que se cierra si el fichero tiene un único párrafo. Incluir al menos un Enter.

Asistente para combinar correspondencia

Al elegir "guardar documento combinado" guardaremos el documento en el que se sustituirán los campos por su valor en la base de datos. Las tres opciones que muestra permiten guardar un único documento con todos los registros (en el ejemplo tendrá 3 páginas, una para cada alumno); guardar un documento para cada registro (en el ejemplo 3 documentos de una página cada uno); guardar sólo algunos registros según indiquemos en la opción. Después de guardar el documento pulsamos finalizar para salir del asistente.

También podríamos imprimirlos directamente (sin guardar), o enviarlos por correo (si en alguno de los campos hubiera una dirección de correo podríamos usarla).

Última actualización el Martes, 18 de Junio de 2013 12:37  

Escribir un comentario


Código de seguridad
Refescar